¿Eres incapaz de concentrarte en la oficina?¿Crees que es imposible abordar todas las tareas que tienes programadas?
A la hora de tratar temas de gestión personal y productividad hay un blog referente en nuestro país escrito por Berto Pena y titulado ThinkWasabi. La lectura de cada una de sus anotaciones es altamente recomendable si deseas conocer diferentes técnicas para optimizar el tiempo en tu vida personal y profesional.
En su último post, Berto aporta 25 ideas prácticas para trabajar en la oficina, un estupendo compendio de trucos y consejos que, bien implementados, ayudarán a cualquier persona a mejorar la productividad de su trabajo y conseguir ponerse al día entre tanta tarea. A continuación destacamos algunas de estas ideas y te emplazamos, como siempre, a que leas el artículo original:
1. No leas el email a primera hora. Se trata del momento del día en el que más despejados estamos y por tanto hay que reservar este privilegiado tiempo a la ejecución de una o dos de las tareas que sabemos que son importantes en esa jornada.
2. Pon un "inbox" físico en tu mesa. Aunque seas de esas personas "cuidadosamente descuidadas" es fundamental mantener el orden en tu mesa de trabajo. Como irás recibiendo diferentes documentos y papeles a lo largo del día, lo ideal es apilarlos en un montón o bandeja para llegado el momento, "procesarlos" y jerarquizarlos en función de su importancia.
3. Herramientas de captura siempre a mano. Nuestra memoria es muy poderosa pero tiene un límite. Durante una jornada de trabajo es normal que surjan nuevas tareas, ideas, proyectos, encargos o apuntes. Es preciso apuntarlo y recogerlo todo ya sea a nivel analógico (en un bloc de notas, por ejemplo) o digital (ipad, evernote, etc.)
4. "Arrincona" las tareas manuales y las llamadas de teléfono. Seguramente, que en determinadas ocasiones, tengas que hacer en tu trabajo tareas manuales y monótonas (procesar documentos, realizar facturas, ordenar carpetas, etc.); realízalas en los momentos muertos, de baja productividad o de más cansancio. Por otra parte, no te pases toda la mañana realizando o recibiendo llamadas de teléfono. Trata de concentrarlas en el mismo tramo del día con la clásica "ronda de llamadas" y así no salpicarás tu productividad. También puedes pedir en recepción, que no te pasen llamadas en los momentos de máxima concentración.
5. Destina momentos a la actividad online. Internet puede suponer una fuente de distracción y procrastinación. Como todo, hay que hacer un uso responsable. Berto propone un sencillo ejercicio: "Elige qué ventana del día es la mejor en función de tu carga de trabajo, energía y rendimiento. Por ejemplo: la última media hora de la mañana me dedicaré a todo eso"
6. Pide concentración a los que te rodean. Todos tenemos el típico o los típicos compañeros ruidosos y ociosos que no paran de molestar y desconcentrarnos en nuestro trabajo. Trata de exigirles un poco de silencio y respeto. Eso también es compañerismo.
7. Reduce y limita tus salidas. Muchas veces una gestión u operación puede cerrarse por correo electrónico, teléfono o videoconferencia, sin necesidad de desplazarnos y hablar físicamente con la otra persona. En el caso de que sea evitable, esta telecomunicación te hará ganar mucho tiempo. Esto también es aplicable a las reuniones, según Berto "Cuando te convoquen a una reunión, pregúntate si procede, si tienes que asistir, si vas a aportar algo, si te va a aportar algo a ti. Si no es así, habla con el responsable para hacérselo saber". Si no te queda más remedio, entonces prepara la reunión en condiciones, para aprovecharla; redundará en la calidad de tu trabajo posterior.
8. Haz descansos frecuentes. La potencia sin control, no tiene sentido. Nuestro cerebro necesita descansar entre tanta tensión y concentración; lo mejor es alejarse del puesto de trabajo, estirar un poco el cuerpo, tomar el aire y por supuesto, aprovecha la hora de la comida. Nada de almorzar delante del ordenador.
9. Planea el día siguiente por adelantado. Fotografiar tu situación laboral al finalizar la jornada es un estupendo ejercicio a la hora de avanzar en tu trabajo. Destina 10 o 15 minutos a elaborar una pequeña lista de tareas que debes realizar al día siguiente y cuáles de ellas son las más importantes para abordar en momentos de máxima concentración.
10. Antes de marchar "resetea" todo. Un ritual importante justo antes de marchar a casa es dedicar dos minutos a limpiar y recoger la mesa. Tener todo organizado te ayudará a comenzar con fuerza al día siguiente.
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