Muchas empresas creen que con la puesta en marcha de la herramienta ERP (software para la planificación de los recursos empresariales) ya están en el final del proceso. Pero una buena práctica, una vez implementado el ERP, es realizar una evaluación para verificar que toda la funcionalidad que se decidió implementar se esté utilizando a pleno y que se hayan logrado los beneficios de negocios que justificaron la decisión de la inversión.
Es la oportunidad de volver a revisar los papeles de las presentaciones del proyecto y el diseño conceptual original, repasar cuáles eran los objetivos de la primera etapa, qué desafíos se habían planteado y analizar cuáles fueron las metas que se cumplieron y cuáles no. Esto debería hacerse una vez que la empresa perciba que el sistema ya está estabilizado, entre los 6 y los 12 meses de su implementación.
Los nuevos procesos y el software que lo soporta deberían ahora demostrar su enorme fuerza para democratizar la información en la organización. Si la implementación ha sido exitosa, la gente podrá comprobar que comparte los datos y está comunicada con todas las personas que participan en el proceso completo. Los directivos ya no deberían sentirse limitados por la información a la cual tiene acceso sino por su habilidad para sacarle el mejor provecho.
Llega entonces el momento de analizar concretamente cuánto valor aporta el ERP al negocio. Intuitivamente, ya es posible apreciar las ventajas del ERP. Sin embargo, ¿cuál ha sido el real impacto del cambio en la cuenta de resultados de la empresa?
A partir del estudio de un gran número de casos, se definió un esquema estructurado en el que se clasificaron los beneficios resultantes de la implementación de un ERP. Si bien es cierto que no todas las empresas han obtenido beneficios en todas las dimensiones descriptas (y tampoco en la misma intensidad), el estudio nos permite situarnos en el contexto de los potenciales beneficios e intentar definir los objetivos para nuestra empresa a la hora de establecer el retorno de inversión de un proyecto de implementación de un ERP y evaluar sus resultados. Algunos de ellos son:
- Beneficios operacionales: entre ellos se señala una reducción de costos (derivados en general de un mejor manejo de los inventarios y de los recursos productivos); reducción del ciclo abastecimiento a partir de una mejor planificación; mejoras de productividad; en la calidad de los dato y en el servicio al cliente, en términos de calidad del producto, servicio y cumplimiento de los plazos de entrega.
- Beneficios gerenciales, derivados fundamentalmente de la posibilidad de disponer de información oportuna y de mejor calidad (mejor administración de recursos; mejor toma de decisiones y de eficiencia del control).
- Beneficios estratégicos, derivados fundamentalmente de la posibilidad de disponer de una plataforma informática como la de un ERP, capaz de adaptarse fácilmente e integrar rápidamente nuevos procesos de negocios (soporta planes de crecimiento presentes y futuros; soporta alianzas, cambios, innovaciones en los negocios; soporta diferenciación de productos; soporta vínculos con los agentes externos; facilita la internacionalización de los negocios, y facilita el comercio electrónico).
- Beneficios en la infraestructura de IT, derivados fundamentalmente de la posibilidad de disponer de un platarforma tecnológica con la capacidad de crecer al ritmo que requiere la empresa (escalabilidad), adaptarse a los nuevos requimientos del negocio y a los cambios propios de la tecnología informática (aumenta la flexibilidad, y mejora las capacidades de la infraestructura de IT).
- Beneficios Organizacionales, derivados de la posibilidad de contar con una aplicación que pueda dar respuesta a necesidades más allá de las originariamente definidas, que desafía a los usuarios para poder sacar más provecho de su funcionalidad y que permite el intercambio de conocimiento y de personal entre distintas organizaciones (soporta los cambios organizacionales; facilita el aprendizaje del modelo de negocios y amplía las habilidades de los empleados; promueve el empowerment del personal; cambia la cultura a través de una visión común; cambia el comportamiento de los empleados, y mejora la moral y la satisfacción de los empleados).
En el ámbito local, a través de un modelo de tablero de comando se relevaron los pilares de mejoras en el ámbito de nueve empresas argentinas que implementaron un ERP.
En todos los casos se marcaron resultados de impacto directo en la reducción de los costos de las empresas, antes que en el aumento de los ingresos, en la eficiencia de la cadena de abastecimiento, en los procesos internos y en el nivel de aprendizaje de la organización.
Es importante considerar que las experiencias demuestran que los beneficios de la implementación de un sistema ERP son progresivos y pueden ser determinados en su totalidad recién después de varios años desde su puesta en marcha. Por último, hay que reconocer que el impacto en la organización de los beneficios de negocios esperables por la implementación de un ERP también recibe influencia de factores externos (como ser el contexto político y económico, características del sector industrial de que se trate, etc.) y por factores internos (cultura, historia, recursos disponibles, capacidades, perspectivas de los accionistas, etc.)
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