"Estaba seguro de que el documento se encontraba en esta carpeta. Ahora tengo que revisar todo ese archivo para ver dónde quedó." ¿Cuántas veces a la semana (o al día) oye esta frase en su oficina? Es que la búsqueda de información impresa consume el 50% del tiempo de los empleados, según datos del sector. Además, un estudio realizado por PricewaterhouseCoopers, revela que las compañías gastan 20 dólares de mano de obra para archivar un documento, 120 dólares para encontrar un documento mal archivado y 220 dólares para volver a producir un documento perdido.
"Según estudios de mercado, hoy en nuestro país más del 50% de la información diaria que maneja una empresa se encuentra en formato de papel. Esto conlleva a disponer de espacios físicos para su resguardo y almacenamiento, y costos y tiempos de tránsito para compartir los documentos entre diferentes oficinas. Los beneficios de la digitalización de documentos aportan una solución a esta problemática", dice Guillermo Maltese, gerente de producto de Epson Argentina.
Beneficios
La digitalización es el proceso por el cual un documento de papel se convierte en un archivo electrónico, incorporando índices o referencias que permiten su ubicación rápida y ágil. "Entre los principales beneficios que ofrece se destacan disminuir los tiempos de procesos; aumentar la productividad de los empleados, y disminuir costos de traslado, almacenamiento y mantenimiento de la documentación física. Asimismo, la digitalización de documentos evita riesgos de pérdidas de información y mejora la satisfacción de clientes debido a la disminución de tiempos de respuesta en procesos basados en papel", enumera Claudio De Siervi, especialista senior en Soluciones para Procesos de Negocios de Xerox Argentina.
Existen tecnologías asociadas que permiten obtener información de dichos datos, mediante Reconocimiento Optico de Caracteres (OCR, por sus siglas en inglés), lo que hace posible extraer contenidos, categorizar, organizar la información y buscar dentro del documento. "Utilizando OCR se obtiene información estructurada, como números telefónicos y datos de cuentas. Finalmente, esos datos quedan disponibles como información electrónica, con todos los beneficios que eso conlleva", explica Juan Ignacio Accogli, gerente general de Fujitsu Argentina.
Desde Kodak, Nicolás Dezi, gerente de canales Scanners para la Argentina, Bolivia, Chile, Perú, Paraguay y Uruguay, asegura que existen diferencias entre la digitalización de documentos hogareña, que se realiza con multifuncionales o con escáneres de cama plana, y la digitalización profesional de documentos, que se realiza con escáneres más veloces. "Los profesionales permiten la digitalización de ambas caras simultáneamente y a color. Además la imagen digital que producen los escáneres profesionales posee un tamaño y peso menor, y por lo general cuentan con un procesamiento inteligente de la imagen", detalla Dezi.
Soluciones
Hay una gran cantidad de empresas en el mercado que ofrecen equipos especializados en la digitalización de documentos en el nivel corporativo y profesional.
Xerox, por ejemplo, cuenta con soluciones que cubren todo el ciclo de vida de los documentos, partiendo del proceso de generación (copiado e impresión) y continuando con paquetes orientados a digitalizar los procesos y documentos. "Se trabaja sobre soluciones a medida de los clientes. Cada una podrá contar con hardware, software y servicios orientados a ayudar a que nuestros clientes hagan más productivo su trabajo. Asimismo contamos con escáneres de bajo, medio y alto volumen, y con equipos multifunción", sostiene De Siervi.
Epson cuenta con una línea de escáneres de documentos llamada Workforce, compuesta por equipos personales como el GT-1500, para empresas pequeñas, y los equipos GT-2500 y Pro GT-S50, que son escáneres para grupos de trabajo, más enfocados en pymes, profesionales o departamentos de una corporación. "El GT-2500 Plus y el Pro GT-S80 son adecuados para entornos rápidos y de alto volumen de trabajo, mientras que los escáneres de formato grande de la línea WorkForce son para empresas que requieren escanear documentos grandes como hojas de libros contables y documentos de tamaño A3", dice Maltese.
Otra de las empresas que participa de este mercado es Fujitsu. La compañía ofrece una línea de escáneres que se adapta a las diferentes necesidades de los clientes. "Gracias a nuestra tecnología de scanning, con sólo apretar un botón se puede convertir un documento en PDF, Word, Excel o PowerPoint", cuenta Accogli.
Mientras que Kodak Argentina, a través de su línea de negocios Document Imaging, ofrece un portfolio de escáneres de documentos profesionales que va desde los dúplex de 20 hojas por minuto hasta los de alta producción, de 210 hojas por minuto, con una gran variedad de escáneres dentro de este rango de velocidades. "Todos los equipos de esta línea cuentan con tecnología Perfect Page, que optimiza la digitalización, y el software Smart Touch, que permite escanear de manera rápida y sencilla con sólo presionar un botón", sostiene el gerente de Kodak.
Tendencias
Entre las principales novedades del mercado, el gerente de Xerox comenta que la tecnología, actualmente, ha desarrollado componentes que permiten a un documento orientarse a sí mismo dentro del proceso de una compañía. ¿Qué significa esto? Que dicho documento pueda sumarse a un proceso o enviarse a una persona sin necesidad de intervención humana. "Algunas empresas, sobre todo del rubro financiero y telecomunicaciones, están empezando a utilizar estos conceptos para que un documento sea orientado dentro de la organización a quien deba procesarlo en un solo paso, sin intervención manual", detalla De Siervi.
Sobre el futuro el ejecutivo de Epson sostiene: "Se observa un crecimiento del sector, año tras año, apalancado por diferentes factores como la tendencia hacia la digitalización de procesos en el manejo de la información, nuevas reglamentaciones locales que le otorgan cierta validez a los documentos en formato digital y la descentralización de procesos dentro de las empresas".
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