Muchas empresas preocupadas por la seguridad de sus documentos no saben que tienen el enemigo en casa. Un enemigo que, de permitírselo, podría airear miles de documentos confidenciales, poniendo a la compañía en un muy serio aprieto. Este peligroso agente encubierto no es otro que la fotocopiadora, esa misma inocente fotocopiadora que utilizan cada día millones de oficinas de todo el mundo.
La causa del problema está en que la mayor parte de fotocopiadoras profesionales modernas (aproximadamente las fabricadas desde 2002) esconden en su interior un disco duro. Esta unidad de almacenamiento es imprescindible, ya que sirve de puente entre los procesos de digitalización e impresión, pero también guarda un registro de absolutamente todos los documentos que alguna vez hayan pasado por la máquina, sean faxes, fotocopias, escaneos o impresiones. El problema de seguridad se produce cuando la empresa propietaria de la máquina decide venderla, para cambiarla por una nueva, sin tomar las debidas precauciones, o sea, sin extraer su disco duro y formatearlo para eliminar la información. Un reciente reportaje de la cadena CBS muestra lo sencillo que es llegar hasta esta documentación. Basta con acceder al registro desde la propia fotocopiadora e imprimir de nuevo los documentos o extraer el disco duro y recuperar los archivos. Este último proceso puede realizarse mediante programas de recuperación de datos que se descargan gratuitamente de internet.
Los reporteros de CBS eligieron cuatro fotocopiadoras de segunda mano al azar en una empresa que oferta más de 6.000 máquinas de segunda mano. Al extraer los datos de los discos duros encontraron planos de constructoras, expedientes de denuncias por delitos sexuales, fotocopias de cheques, listados de operaciones poiliciales en casos de narcóticos y una larga lista de expedientes médicos confidenciales. Sin llegar a estos extremos tan de película de Hollywood, un simple curriculum fotocopiado en una empresa y aireado por un disco duro que caiga en malas manos ya puede ser objeto de una demanda por violación de las leyes de protección de datos. Una demanda en la que la empresa es siempre responsable, aunque no supiera de la existencia del disco duro.
Muchos fabricantes de fotocopiadoras como Sharp tratan de informar a sus clientes sobre este riesgo, pero un reciente estudio de la misma compañía demuestra que el 60% de las empresas desconocen la existencia del problema. Igualmente, las principales compañías como Canon, Xerox, o Kyocera ofrecen paquetes de seguridad para borrar periódicamente los datos de la máquina. Desgraciadamente, muchos clientes no contratan estos servicios adicionales al ignorar la magnitud del problema.
Las empresas que disponen de fotocopiadoras en régimen de leasing lo tienen un poco más fácil, ya que los servicios técnicos de los fabricantes acostumbran a resetear completamente la máquina antes de reubicarla y la propia compañía puede solicitar este servicio expresamente. Con todo, este sucio secreto de las fotocopiadoras pasa desapercibido a miles de técnicos y empresarios que, sin saberlo, pueden estar vendiendo algo más que una simple máquina de hacer copias. Ante la duda, en apenas una hora se puede extraer el disco, limpiarlo y devolverlo a la máquina, ya listo para salir de la oficina sin peligro.
